Questa informativa è redatta in italiano, che è la lingua che fa fede. Ultimo aggiornamento: 13/11/2026.
1. Titolare del trattamento
Velate Rugby 1981 ASD, C.F. e P.IVA 02713870968, con sede in Via B. Luini 12 (c/o Campo Sportivo Comunale), 20865 Usmate Velate (MB).
Legale rappresentante: Italo Cantù, Presidente pro tempore.
Contatti per la privacy: segreteria@velaterugby.it.
Responsabile della protezione dei dati (DPO): non nominato.
2. Quali dati trattiamo
- Dati anagrafici e di contatto dell'atleta e, se minorenne, del genitore o tutore: nome, cognome, data o anno di nascita, indirizzo email, recapito telefonico di emergenza, codice fiscale.
- Dati relativi alla salute: certificato medico di idoneità all'attività sportiva (categoria particolare di dati, art. 9 GDPR).
- Copie di documenti: carta d'identità e tessera sanitaria, caricate dall'atleta o dal genitore nell'Area Atleta del sito.
- Credenziali di accesso all'Area Atleta: indirizzo email e password (conservata in forma cifrata).
- Immagini e video di allenamenti, partite ed eventi, pubblicati nella Galleria del sito e sui canali del club.
- Dati inviati tramite i moduli del sito (es. candidatura sponsor): nome, azienda, email e contenuto del messaggio.
- Dati tecnici: indirizzo IP e registri di sistema (log) necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito.
Molti degli atleti sono minorenni: i loro dati sono trattati con particolare attenzione e solo su iniziativa di chi esercita la responsabilità genitoriale.
3. Perché li trattiamo e su quale base
- Iscrizione, tesseramento e gestione dell'attività sportiva (verifica dei documenti, comunicazioni di servizio): esecuzione del rapporto associativo e di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR) e obblighi di legge e federali (art. 6.1.c).
- Certificato medico: obblighi in materia di tutela sanitaria dell'attività sportiva e consenso esplicito dell'interessato o di chi esercita la responsabilità genitoriale (art. 9.2.a GDPR).
- Area Atleta e account: esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b).
- Pubblicazione di foto e video: autorizzazione dell'interessato o, per i minori, di chi esercita la responsabilità genitoriale, raccolta al momento dell'iscrizione (art. 6.1.a). L'autorizzazione è revocabile in qualsiasi momento: le immagini vengono rimosse entro 7 giorni dalla richiesta.
- Sicurezza del sito e prevenzione degli abusi: legittimo interesse del titolare (art. 6.1.f).
- Richieste di contatto e candidature sponsor: misure precontrattuali e legittimo interesse a rispondere (art. 6.1.b e 6.1.f).
- Adempimenti amministrativi, fiscali e assicurativi: obblighi di legge (art. 6.1.c).
Il conferimento dei dati necessari all'iscrizione e al tesseramento è obbligatorio: senza di essi non è possibile iscrivere l'atleta né farlo partecipare all'attività. La pubblicazione di foto e video è facoltativa.
4. Chi può vedere i dati
- Persone autorizzate del club: Presidente e segreteria. I Team Manager accedono ai dati e ai documenti degli atleti della propria categoria e di nessun'altra. Hanno accesso tecnico ai sistemi anche gli amministratori del sito. Nessun altro.
- Federazione Italiana Rugby (FIR): i dati necessari al tesseramento sono comunicati alla Federazione tramite il portale federale.
- Vittoria Assicurazioni: solo in caso di apertura di un infortunio, per la gestione del sinistro.
- Fornitori di servizi, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):
- ASD in Cloud, che gestisce la piattaforma di iscrizione e tesseramento (vr81.asdincloud.it). L'archivio ufficiale dei tesserati è su questa piattaforma, che ha la propria informativa.
- OVHcloud, che ospita il sito e il server dell'Area Atleta, in data center in Francia (Unione Europea), e che fornisce la posta elettronica del club.
I dati sulla salute e i documenti d'identità non sono mai pubblicati né diffusi.
5. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
I dati dell'Area Atleta e del sito sono conservati su server nell'Unione Europea (Francia). Fuori dall'Unione Europea possono andare solo i dati tecnici (come l'indirizzo IP) in questi casi:
- se scegli di caricare la mappa del campo con il pulsante Mostra la mappa: il servizio è di Google, che può trattare i dati anche negli Stati Uniti con le garanzie del quadro UE-USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework);
- quando usi la piattaforma di iscrizione di ASD in Cloud, che si appoggia a infrastrutture di un fornitore con sede negli Stati Uniti (Cloudflare): si applicano le garanzie e l'informativa di quel servizio.
6. Per quanto tempo li conserviamo
- Dati di tesseramento e account: per la durata del rapporto associativo e per 5 anni dalla sua cessazione.
- Certificati medici e copie dei documenti: 5 anni, per poter tutelare i diritti dell'atleta e del club in caso di infortunio o di contestazione. L'atleta o il genitore può rimuovere in ogni momento i documenti caricati dall'Area Atleta, finché non siano stati approvati.
- Foto e video: fino alla richiesta di rimozione, che viene eseguita entro 7 giorni.
- Richieste e candidature ricevute tramite i moduli: 5 anni.
- Copie di sicurezza (backup): conservate a rotazione per un massimo di 14 giorni.
7. Come proteggiamo i dati
- Connessione cifrata (HTTPS) su tutto il sito.
- Documenti degli atleti conservati in un archivio non pubblico: si aprono solo dopo l'accesso, dal diretto interessato o dal Team Manager della categoria.
- Password cifrate, protezione contro i tentativi ripetuti di accesso e verifica dell'indirizzo email.
- Accessi limitati per ruolo e copie di sicurezza periodiche.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento l'accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR), e revocare i consensi prestati senza pregiudicare i trattamenti già effettuati. Per i minori i diritti sono esercitati da chi ne ha la responsabilità genitoriale.
Per esercitarli scrivi a segreteria@velaterugby.it. Se chiedi la rimozione di una foto o di un video, la eseguiamo entro 7 giorni. Se ritieni che il trattamento violi la normativa puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
9. Minorenni
La registrazione all'Area Atleta di un minore deve essere effettuata da un genitore o da un tutore, che prende visione di questa informativa e presta i consensi richiesti. Le attività di tutela dei minori sono descritte nella Safeguarding Policy del club.
10. Cookie e strumenti simili
Questo sito non utilizza cookie di profilazione né strumenti di analisi o pubblicità. Usa soltanto la memoria locale del browser (localStorage), strettamente necessaria al funzionamento, per ricordare:
- la lingua scelta e il tema chiaro o scuro;
- la sessione di accesso all'Area Atleta (finché non esci).
Per questi strumenti tecnici non è richiesto il consenso (art. 122 Codice Privacy).
Servizi di terze parti:
- Caratteri (font): sono ospitati sul sito stesso. Non viene contattato alcun servizio esterno e nessun dato va a Google.
- Google Maps: la mappa del campo non si carica da sola. Compare solo dopo aver cliccato su Mostra la mappa: soltanto a quel punto Google riceve l'indirizzo IP e può impostare cookie, secondo la privacy policy di Google. In alternativa puoi aprire il luogo direttamente su Google Maps con il collegamento Apri in Google Maps.
- Collegamenti esterni (Instagram, Facebook, Macron Club Shop, Google Drive, piattaforma di iscrizione): aprono siti di terzi con proprie informative.
11. Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa; la versione in vigore è sempre quella pubblicata in questa pagina, con la data dell'ultimo aggiornamento.
